学校档案管理软件使用说明

一、安装与卸载

1、安装：将光盘放入光驱—打开我的电脑—双击sta—双击setup—选择下一个—是——浏览（注：安装在除C盘以外的硬盘上）—选择下一步—选择“特定的”—直到安装完成。

2、卸载；开始菜单→设置→控制面板→添加删除

注意：卸载前，必须把有用的数据备份出来。

二、系统启动与退出

1、双击桌面上的快捷图标，输入姓名和口令，系统默认为姓名：STA 口令：888

2、退出 ×

关闭子系统时，如果管理的数据发生过变化“增、删、改”，而用户忘了保存，系统会给出提示，确认是否保存该部分数据。

三、文书档案管理系统

这系统是本软件的核心部分，是用来管理新方法的文书档案的，该系统中提供了：文件级管理、案卷级管理、报表管理。

①文件级管理：归档文件目录的内容

A、数据输入

（1）档号，它是从字符形式赋予档案实体，用以固定和反映档案排例顺序的一组代码。

全宗号——年度——保管期限代号——盒号——件号

0000——2005——（001、永久；002、长期；003短期）——0001——0001

这五部分按实际位数著录，不够规定长度前面用“Ο”填充。

（2）文号：由机关代字、年度、顺序号三部分组成

机关代字[年度] # # 号，如果无文号可不填

（3）责任者：责任者输入全称或简称；责任者多个时，著录列居首位责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“等”表示。各责任者之间用分号分隔。

（4）成文日期：用8位阿拉伯数字表示，时间不详时间“Ο”表示。例19****00表示1998年 月 日不详；0000728表示年度不详，月日分为7月28日。

（5）题名：注意1、任免、表彰本单位人的姓名放在题名中用“[ ]”括起来。2、介绍信1人1件并输入姓名。3、对于标题不详的要拟写清楚。

B、记录新增：

1、使用工具栏的新增按钮，在当前行后插入一条新记录

2、在最后行“备注”时，按回车键

C、数据修改：

1、零星修改，常规的编辑操作修改

2、批量修改，查找替换

3、修改后别忘了保存。

D、数据删除：

1、一条记录——鼠标点击该行的记录删除

2、一块记录——shift+右键

3、多条记录——ctrl+右键

E、保存 工具栏上的保存按钮

F、数据检索：

1、输入检索条件，“检索项目”告诉计算机要通过哪一个著录项目进行检索

2、运算符号，检索项目和具体内容之间的关系

3、给定的值，输入要检索的具体内容

4、罗辑关系，“与”“或”“END” 注：最后一个条件，后面不能有关系运算符“与”、“或”。

G、备份数据：

1、导出数据，要求DBF数据库格式或TXT文本格式

导入数据，对数据进行恢复

2、把Data数据备份下来。 D：╲STA╲DATA

②案卷级管理（略）

③报表管理：

1、通过工具栏按钮，选择相应的表格

2、检索数据，告诉计算机要打印哪些数据

3、打印预览是否在打印范围（蓝色边框）内

4、设置打印机默认为上635 下635

左635 右635 （尺寸单位较小，要1000开始调）

5、打印表格 纸张型号为A4纸

四、科技档案

1、文件级 1、2、3、6大类文件级目录

档号输入 全宗号——年度——保管期限代号——分类号——案卷号——起页号

0000—2004—（001永久；002长期；003短期）—1—0001—0001

0000—2004—001—1—0001—0005

其余的输入方法和操作如前

2、案卷级 1、2、3、6大类案卷目录

档号输入 全宗号—年度—保管期限代号—分类号—案卷号

0000—2004—（001永久；002长期；003短期）—1—0001

4、5大类案卷目录

档号输入 全宗号—分类号—案卷号

0000—4—0001

0000—5—0001

五、会计档案

1、会计凭证（1）档号 全宗号——分类号（年度）——小流水号

0000—7.1（1999）—0001

（2）案卷顺序号 大流水号

（3）案卷名称 一九九九年一月份记帐凭证

（4）起始日期 最早日期

终止日期 最晚日期

（5）凭证起始号码

（6）凭证终止号码

（7）凭证张数

（8）保管期限 15年

2、会计帐簿（1）档号 全宗号——分类号（年度）——小流水号

0000—7.2（1999）—0001

（2）案卷号 大流水号

（3）案卷名称 一九九九年度现金日记帐

（4）起始日期

（5）终止日期

（6）期限 现金日记帐 25年

银行日记帐 25年

总帐 15年

明细帐 15年

3、财务报告（1）档号 全宗号——分类号（年度）——大流水号

0000—7.3（1991）—0001

（2）案卷号 与大流水号一致

（3）案卷名称 武进湖塘实验小学一九九一年度财务报告年报表

（4）起始日期

终止日期

（5）页数

（6）期限 年报为永久

4、其它会计档案（略）

六、特殊载体 8.1 照片 8.2录音录像 8.3电子档案 8.4实物档案

（1）载体类型 照片、录音录像、电子档案

（2）归档日期 时档时间

（3）案卷题名 武进湖塘实验小学1999—2000年度工作，活动，会议方面的照片

（4）ZP005（自从有开始已排到第5册）

（5）编号 50

（6）单位 张

（7）编制单位 武进湖塘实小

（8）编制日期 最早日期—最晚日期

（9）密级

（10）期限 永久

（11）档号 全宗号—分类号—案卷号

0000—8.1—0001

注：实物档案 （按年度排列）

档号 全宗号—分类号（年度）—0001

0000—8.4(2004)—0001