学期结束档案工作注意事项

各位教职工：

临近期末，教师们肩头的任务也更繁重，但大家都能做到忙而有序。档案工作是学校常规工作的一个重要组成部分，现把档案工作的要求讲解一下，让大家心中有数。

2015年10月份学校争创江苏省星级档案室，时间紧任务重。2014年开始按照新的归档标准进行档案的归类。档案分为九个大类，校园网站上已公布我校档案分类方案，有兴趣的话大家可以看一下，其中校办企业暂不作要求，八个大类是缺一不可。希望各条线负责人对照标准收集整理，谢谢大家的配合。

档案室具体负责的台帐有很多，这里不一一介绍了，台帐须在上面的大类整理后才能得出，故郑重地提出恳请大家重视一下。

平时每一份文件、每一个活动在处理完毕后都可及时地归档，以后自觉地形成归档的意识，不必在年末才归档。举例：教师业务档案，有几个内目录，大家在日常工作中产生的材料均可随时随地添加进来，及时地充实自己的业务材料，这也需要大家的配合。

档案归档范围

党支部归档范围

(1)党的基层组织会议记录簿（去掉空白页）、党支部工作记载簿。

(2)党支部工作计划、总结、报告、调查研究、支部改选的请示和批复、争先创优材料。

(3)党建工作检查考核表、党员人数核对表、新党员发展计划表等。

(4)发展新党员、预备党员转正材料、组织关系介绍信。

(5)党员干部任免、奖惩、民主测评汇总情况及纪检监察材料。

(6)党支部负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿。

(7)党风廉政建设、行风建设、党员公开承诺书、党员活动材料等。

(8)本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料。

(9)各民主党派成员名册及有关材料。

(10)统战工作会议记录及其他统战工作材料。

工会归档范围

(1)基层工会工作台帐、工会工作考评和教代会工作评估（自评）及汇报、奖惩材料。

(2)教职工代表大会文件材料:通知、议程、代表名单、工作报告、提案及解答意见、决议、会前会后报告等，分组讨论记录、民主测评校级领导及中层干部。

(3)工会换届选举材料：通知、议程、代表名单、工作报告、决议、选举结果及请示和批复等。

(4)工会工作：报告、决定、通知、统计等。

(5)师德师能建设实施方案、道德讲堂讲稿、工人先锋号创建等反映师德建设材料。

(6)调委会工作：成员名单、民事调解书等结论性材料、活动材料。

(7)工会活动材料：旅游、体检、教工运动会等。

(8)工会经费收支情况的审查报告、工会小组年度总结。

(9)妇女工作、计划生育目标管理责任书等材料。

团队归档范围

(1)团代会文件:通知、名单、工作报告、决议、选举结果及请示和批复、领导讲话、大会发言等。

(2)共青团组织年报。

(3)团委工作手册。

(4)争先创优活动（青年文明号）、星级评比活动及团组织、团员受上级表彰材料。

(5)“五四”总结表彰活动的安排、工作报告、表彰名单。

(6)自办团队刊物材料。

(7)班团干部培训、十八岁成人宣誓仪式等活动材料。

(8)学代会文件：通知、名单、领导讲话、工作报告、大会发言、决议、选举结果及请示和批复、竞选章程等。

(9)学生会干部、团队工作人员名单。

(10)主题队会活动材料。（和政教处共同提供）

(11)社团活动材料：机构、章程、成员名单、活动材料。

行政办公室归档范围

(1)学校章程、规章制度汇编、年级组及教研组评估细则及新增、修订的有关规定、制度等。

(2)学期工作计划、总结。

(3)三年主动发展规划、中期评估、汇报及评定。

(4)创建文明单位、和谐学校的规划、申报、汇报及评定。

(5)校长办公会议、行政会议、教职工会议记录、纪要。

(6)事业单位法人年度报告书。

(7)校领导在校内会议上的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿。

(8)学校大事记。

(9)学年报表、基层报表及综合统计。

(10)学校星级、优质学校复评、督导、素质教育等评估材料。

(11)创建平安校园、绿色学校、依法治校先进校、健康促进学校等单项活动的实施方案、计划、自评表、汇报及评定。

(12)学校成立、合并、撤消，事业规划、体制改革、隶属关系变更，迁址、易地新建、内设机构设置与调整等事项的请示和批复材料。

(13)启用更换印章的文件及印模。

(14)教育集团章程、实施方案。

(15)校史、校庆、校友工作材料。

(16)重要的群众来信来访材料。

(17)学校日志、周工作计划（安排）、行政值日记载。

(18)干部任免、聘任的决定、通知。

(19)教职工奖惩材料及复查、撤销处分材料。

(20)师资培养：师徒结对材料(也可在教务处或政教处)，委培生（研究生）协议。

(21)继续教育校本培训活动计划书、教师三年或五年奋飞计划(也可在教务处)。

(22)教师工作量的规定及执行情况。

(23)奖励性绩效工资考核材料。

(24)年度考核结果备案表、优秀和不定等次名册等。

(25)全民事业单位编制执行情况表、工作人员名册。

(26)事业单位工作人员增加、减少情况登记表，管理和专业技术人员名册。

(27)岗位设置方案审核及批复、岗位聘用审核和情况汇总表。

(28)教职工基本情况、学科教师配备情况、教职工岗位情况统计。

(29)教职工专业技术职称评定、工资调整、转正定级等文件材料。

(30)教职工医疗、养老保险、住房公积金材料。

(31)教职工的录用、调入、调出、借调、支教、支边等材料。

(32)教职工辞职、离职、退休申请及批复。

(33)教职工丧葬费、抚恤费、遗属生活补助的批复。

(34)声像实物档案。

政教处归档范围

(1)学生处（德育处）工作计划、总结、德育领导小组名单、会议记录。

(2)德育特色教育活动及德育考核评估和验收材料。

(3)班级工作计划、总结、汇报。

(4)班主任工作经验介绍、研讨会及考核材料。

(5)班主任（班队）工作手册。

(6)学生干部名单、学生奖惩、文明班级（绿色中队）评比材料。

(7)学生主题教育工作材料和统计。

(8)新生入学教育、军训材料。

(9)主题班会、主题活动材料。

(10)班会课备课本、晨周会备课本。

(11)社会调查、社会实践活动有关材料。

(12)家校联系：家长委员会名单、家长会、家长学校、家长评学校情况。

(13)国旗下的讲话稿。

(14)校外辅导员活动材料：聘书、讲座材料。

(15)德育基地建设、协议等材料。

(16)学生思想政治工作典型调查材料和统计、特殊学生跟踪调查记载簿。

(17)开学典礼

(18)红十字会组织机构登记表及年度工作要点、汇报、会员登记等。

(19)师资培养、班主任结对

(20)行政值日记载

教务处归档范围

(1)本校有关教育教学的会议记录、调研报告、简报、总结。

(2)本校制定的减负增效方案、教学工作规范等有关教育教学方面的规章制度。

(3)本校有关教育教学的会议记录、调研报告、简报、总结。

(4)本校有关教育教学的统计报表。

(5)全面实施素质教育获奖材料。

(6)教育教学研讨会材料。

(7)本校自办的教育教学类刊物。

(8)教育教学实习基地协议。

(9)新生录取材料。

(10)学生学籍（学生登记表）材料。

(11)学生学籍变更材料:升级、留级、休学、复学、转学、退学。

(12)毕业生花名册、毕业生照片。

(13)中考情况汇总表、中考录取情况。

(14)毕业证书存根。

(15)中考考点秩序册及成绩通知单。

(16)毕业生质量跟踪调查和信息反馈（喜报）材料。

(17)本校教务工作计划、总结。

(18)各科教学计划（进度）、校历表、总课表、班级情况汇总表。

(19)期末考试试卷分析、范卷和各班成绩统计表。

(20)评优课活动的通知、安排、获奖名单、总结。

(21)观摩课或公开课活动安排、签到登记、说课稿（研究以图表）、评议表。

(22)教研组工作手册、评比先进材料。

(23)学生在上级组织的各科竞赛活动中的获奖证书、本校各科竞赛的获奖名单。

(24)兄弟学校联谊、交流活动的邀请书、安排等材料。

(25)教学调研、研讨课安排、教学常规检查及评比、总结材料。

(26)第二课堂、综合实践活动的材料。

(27)科技节、读书节等学校特色活动方案、细则、评定和获奖名单。

(28)体卫艺工作计划、总结、汇报。

(29)体育健康节暨运动会活动方案、秩序册、比赛规程、成绩统计、获奖名单等。

(30)校园文化艺术节活动方案、细则、评定和获奖名单。

(31)参加上级运动会和艺术类各单项比赛获奖和成绩统计。

(32)《国家学生体质健康标准》测验、统计报表。

(33)课外活动安排、体育运动队训练材料。

(34)体育传统项目：申报、批复等。

(35)视力统计表、预防近视措施。

(36)健康教育、学生体检、疾病预防、因病缺课登记等材料。(医务室存)

(37)体育、卫生、艺术工作的评估、验收材料。

(38)教科室工作计划、总结、统计报表。

(39)开展课题研究项目的申请、立项通知、开题报告、中期评估、结题鉴定与奖励材料。

(40)自编校本教材。

(41)教育教学实践的科研论文、案例等发表或获奖材料。

(42)教学反思活动的安排、评比材料。

(43)研究性学习指导手册、课题汇总及评比材料。

(44)学校主动发展优秀项目设计申报及评定。

(45)学校设备仪器清册、实验室台帐、实验开设情况。

(46)实验室评估评先材料。

(47)教育技术装备评估：自查报告、自评表、工作汇报等。

(48)教师业务档案

(49)师资培养：师徒结对材料(也可在教务处或政教处)，委培生（研究生）协议。

(50)继续教育校本培训活动计划书、教师三年或五年奋飞计划(也可在教务处)。

(51)教师工作量的规定及执行情况。

注：28、29、31条至35条可由体育组直接提供。45条至47条由实验室、图书室等共同提供。30条由政教处共同提供。

总务处归档范围

一、

(1)总务后勤工作计划、报告、调查材料、总结。

(2)房屋管理、调配使用、转移等规定材料。

(3)危房检测报告、维修情况。

(4)固定资产分类登记表、校产校具添置、更新资料（校产网）。

(5)校园绿化工作的有关材料。

(6)车辆工作的有关材料。

(7)治安保卫工作计划、总结、应急预案。

(8)食品卫生、舍务管理的有关规定、要求等材料。

(9)社会治安综合治理台帐、安全责任书、活动记录等。

(10)上级组织的安全工作检查上报材料及整改报告

(11)使用临时工、季节工有关材料。

二、设备仪器类

学校设备档案一般为购置金额在5000元以上的具有一定科技含量的耐用性设备仪器。其中包括办公、生活、运输、教育教学设备等。每台设备实行一机一档管理。（保管期限为设备报废后保存5年）

具体一台设备仪器文件材料的归档范围：

（1）申批材料：购置申请、批复、采购单、订货合同（协议）等；

（2）随机材料：设备仪器的使用说明书、合格证、保修卡（单）、图纸、装箱单等；

（3）使用维修材料：设备使用、保养、维修记录等；

（4）旧设备处理材料：设备报废申请书、设备移交清单、设备处理报告等。

三、基本建设类

基建档案是指学校建设、管理使用的具体工程档案，一般以项目为单位进行整理归档。（永久）

（一）施工前期文件材料：1、建设项目立项报告及批复；2、可行性研究报告及批复；3、环境影响报告及批复；4、选址意见书及批复；5、设计招投标文件或合同；6、建设用地规划许可证、规划定点图及有关文件材料；7、建设规划许可证及有关文件材料；8、土地征（拨）用及拆迁协议；9、地质勘探报告；10、施工许可证；11、工程招、投标文件；12、工程承发包合同或施工协议；13、监理、白蚁防治、消防、环保等合同或协议；14、监理大纲、细则。

（二）施工阶段文件材料：1、开工报告；2、施工组织设计及监理审核；3、施工图纸会审记录、技术交底及监理审核；4、工程定位测量记录及监理审核；5、地基地槽记录；6、设计变更通知、技术核定及监理审核；7、沉降观测、变形观测记录；8、建筑材料质保书及度报告；9、构件合格证；10、混凝、砂浆试块试压报告及配合比通知单；11、土壤试验、打桩记录、桩基竣工平面图；12、结构吊装、验收记录；13、砼浇灌记录；14、工程验收记录；15、建筑工程分部、分项评定资料；16、工程质量事故报告及处理材料。给排水材料：1、技术交底；2、材料出厂合格证；3、隐蔽工程验收记录；4、分部、分项工程质量评定表；5、排水管灌水、通水记录；6、压力试验记录；7、系统清洗记录。

（三）电气材料：1、技术交底；2、材料出厂合格证；3、隐蔽工程验收记录；4、分部、分项工程质量评定表；5、通电试验记录；6、绝缘接地测试记录；7、接地电阻测试记录；8、避雷接地测试记录。

（四）竣工文件材料：1、单位工程竣工验收备案资料；2、照片、录音、录像等声像资料；3、工程决算及审核单；4、竣工图（结构施工图、建设施工图、给排水施工图、电气施工图）。

会计室归档范围

一、人事、经费类

(1)、本校经费预算、决算（部门决算报表）、审计材料。

(2)奖励性绩效工资考核材料。

(3)年度考核结果备案表、优秀和不定等次名册等。

(4)全民事业单位编制执行情况表、工作人员名册。

(5)事业单位工作人员增加、减少情况登记表，管理和专业技术人员名册。

(6)岗位设置方案审核及批复、岗位聘用审核和情况汇总表。

(7)教职工基本情况、学科教师配备情况、教职工岗位情况统计。

(8)教职工专业技术职称评定、工资调整、转正定级等文件材料。

(9)教职工医疗、养老保险、住房公积金材料。

(10)教职工的录用、调入、调出、借调、支教、支边等材料。

(11)教职工辞职、离职、退休申请及批复。

(12)教职工丧葬费、抚恤费、遗属生活补助的批复。

二、会计类

1、凭证类 ： (1)记帐凭证、原始凭证、汇总凭证 （15年）

(2)销毁凭证中抽出凭证 （永久）

(3)各种收款收据及发票存根 （15年）

2、帐簿类： (1)现金日记帐、银行日记帐 （25年）

(2)总帐 （15年）

(3)明细帐 （15年）

(4)辅助帐 （15年）

3、财务报告类：(1)年度财务报告（决算）、综合财务分析材料 （永久）

(2)月、季度财务报告 （5年）

4、其他类： (1)会计档案移交清册 （15年）

(2)会计档案保管清册 （永久）

(3)会计档案销毁清册 （永久）

(4)银行存款余额调节表 （5年）

(5)银行对帐单 （5年）

图书信息归档范围

(1)本校图书、信息概况、发展规划、藏品目录、统计。

(2)本校图书、信息工作计划、报告、总结。

(3)图书、信息部门与校外交流的有关材料。

(4)学校图书馆达标材料。

卫生室归档范围

(1) 视力统计表、预防近视措施。

(2) 疾病预防材料

(3) 健康卡

(4) 其他相关材料。

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